بهترین روز و ساعت برگزاری رویداد؛ عصر وسط هفته یا جمعه صبح؟

انتخاب زمان مناسب برای رویداد، پلی بین برنامه‌ریزی شما و حضور مخاطبان است. برای پر کردن صندلی‌ها، باید محدودیت‌های زمانی مخاطب را بشناسید. تفاوت یک دورهمی شلوغ و جلسه‌ای خلوت، در درک همین جزئیات است.

کارمندان؛ ترافیک و خستگی بعد از کار

برای شاغلان، عصر دوشنبه و سه‌شنبه ایده‌آل است. ترافیک شهرهای بزرگ را نادیده نگیرید. برای کاهش احتمال لغو ثبت‌نام:

• بین پایان کار و شروع برنامه فاصلهٔ کوتاهی برای استراحت بگذارید.
• زمان پایان را دقیق رعایت کنید تا به استراحت روز بعد لطمه نخورد.
• از برگزاری رویداد در عصر چهارشنبه به دلیل برنامه‌های شخصی پرهیز کنید.

برای این گروه، میزبانی موفق در گروی درک همین محدودیت‌هاست. برنامه‌های وسط هفته باید اوایل شب تمام شوند.

دانشجویان؛ تقویم آموزشی و بودجه

دانشجویان انعطاف‌پذیرند، اما برنامهٔ آن‌ها تابع فصل‌های تحصیلی است. عصر روزهای وسط هفته، مشروط به عدم تداخل با کلاس‌ها، انتخاب خوبی است. در ایام امتحانات، انتظار استقبال کمی داشته باشید.

با یک جلسهٔ آزمایشی کوچک و پرسش از شرکت‌کنندگان دربارهٔ ساعت‌های آزادشان، به شناخت بهتری می‌رسید. این کار به شما در بازاریابی رویداد کمک می‌کند. دانشجویان از رویدادهای آخر هفته استقبال می‌کنند، اما مکان‌های نزدیک به مترو به دلیل هزینهٔ رفت‌وآمد، اولویت دارند.

خانواده‌ها و کودکان؛ اولویت با صبح جمعه

عصر روزهای کاری برای خانواده‌ها مناسب نیست. بهترین انتخاب، صبح جمعه است که خیابان‌ها خلوت و کودکان پرانرژی‌اند. به ساعت خواب و تغذیهٔ بچه‌ها توجه کنید. رویدادهای خانوادگی نباید طولانی باشند؛ دو تا سه ساعت برای حفظ تمرکز کودکان کافی است. اگر در فضای باز هستید، دمای هوا در ابتدای روز را بسنجید. یک فعالیت کوتاه و پرجنب‌وجوش در صبح جمعه بسیار اثرگذارتر است.

زمان‌بندی و انطباق با موضوع

پنجشنبه و جمعه در ایران فضایی متفاوت دارند. پنجشنبه‌ها به کارهای شخصی اختصاص دارند؛ اگر رویداد شما آموزشی یا حرفه‌ای است، پنجشنبه صبح گزینهٔ بهتری از عصر است. جمعه‌ها نیز زمان استراحت مطلق است.

برای تنظیم اطلاع‌رسانی، به تقویم ترویج رویداد توجه کنید. ارتباطات اصلی و هماهنگی‌های نهایی را به روزهای کاری موکول کنید.

اگر برای اولین بار میزبان هستید، به جای حدس زدن از نظرسنجی استفاده کنید. تعادل بین موضوع و زمان برگزاری را در نظر بگیرید؛ برنامه‌های تخصصی در روزهای کاری و فعالیت‌های هنری و خانوادگی در آخر هفته موفق‌ترند. با تکرار و اصلاح بر اساس تجربه، مخاطبان خود را بهتر می‌شناسید. نظم در شروع و پایان، اعتبار شما به عنوان میزبان است.